С помощью данной программы Вы сможете организовать проведение конкурсов по распределению бюджетных или коммерческих денежных средств.
Такого класса программа применяется, когда у Вас участвуют несколько организаций на выполнение разных проектов по товарам или работам.
При применении ее вы сможете проанализировать участвующих в конкурсе фирмы с финансовой, организационной и других сфер деятельности, что позволит вам подобрать оптимального подрядчика на любые проекты.
ВВЕДЕНИЕ
Целевое назначение базы данных «Конкурс» - оптимизация управления организационно-техническим сопровождением конкурсных процедур, реализуемых в связи с размещением заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд. Она имеет следующие свойства
Встроенную систему управления базой данных, что позволяет ей одновременно вести учет сразу нескольких конкурсов, отличающихся разными товарными группами и списком клиентов.
Возможность создания новых баз данных из прайс листов Excel, что позволяет Вам быстрее научиться работать с данными и анализировать полученную информацию;
Раздел «Картотеки» позволяет вам вводить данные по заказам участников, компаниям (участникам), конкурсам, экспертизам, экспертам/сотрудникам и т.п., используя материал различных отделов фирмы. Просмотреть и распечатать необходимые отчеты.
Раздел «Справочники» позволяет Вам просмотреть и изменить справочники программы. (Виды закупок, виды направлений, виды экспертиз, группы направлений, должности компании, отделы компании, причины отказа, расценки по зарплате, стадии конкурса, статус компании, статус конкурса, статус экспертиз, типы документов, типы экспертиз, товары и услуги).
Раздел «Admin» позволяет архивировать базу, настроить вход, отобразить объекты, узнать о правах доступа, наладить сетевую настройку.
систему флажков и выключателей, которые позволяют выписывать документы и включать или не включать их в расчеты;
МЕТОДИКА УЧЕТА
Методика учета проведения конкурсов по госзакупкам разбита на стадии. Ниже указано, как ведется учет документации, выбор ответсвенных при проведении таких работ.
Стадия проведения конкурса
Конкурс не объявлен
Ответственный
Рабочая комиссия
Документ (ы)
Приказ о проведении конкурса, подписанное техническое задание (ТЗ), план закупок Госзакупщик
Действие
Рабочая комиссия передает госзакупщику конкурсные документы. Госзакупщик заносит в общую базу информацию о конкурсе, работает с техническим заданием (ТЗ), готовит извещение о проведении конкурса и конкурсную документацию (КД). Госзакупщик подписывает в рабочей комиссии окончательный вид ТЗ (Заказ на товары / выполнение работ), извещение о проведении конкурса, титульный лист конкурсной документации.
Стадия проведения конкурса
Конкурс объявлен, но еще не вскрыты конверты с Заявками участников
Ответственный
Госзакупщик, рабочая комиссия. Участники
Документ (ы)
Запросы на разъяснение положений КД, ответы на запросы. Журналы регистрации комплектов выданных КД и поступивших Заявок участников.
Действие
Госзакупщик заводит папку с документами по конкурсу, готовит все формы экспертных карт, в случае поступления запросов от Участников, отвечает на них.
В тоже время, ведется выставление и рассылка счетов, оплата участниками комплектов КД, передача им по факту оплаты счетов-фактур, по факту получения КД – актов и товарных накладных.
Факт получения КД и поступления конвертов с заявками участников отражается в соответствующих Журналах регистрации.
Стадия проведения конкурса
Вскрытие конвертов
Ответственный
Конкурсная комиссия, госзакупщик, Участники
Документ (ы)
Протокол заседания конкурсной комиссии № 1
Действие
На вскрытии конвертов имеют право присутствовать члены конкурсной комиссии и представители участников, имеющие доверенность.
Стадия проведения конкурса
Экспертиза
Ответственный
Госзакупщик, конкурсная комиссия, эксперты, курирующие эксперты
Документ (ы)
Карты 1-6 Протокол заседания конкурсной комиссии № 2
Действие
После вскрытия конверты с Заявками участников поступают в экспертный отдел АНО «ЦУСП» и шифруются.
Оценка комплектности, правомочности (карты 1 и 2), финансовой надежности (карты 5 и 6), соответствие технического предложения требованиям конкурсной документации (карты 3 и 4) проводятся одновременно. Индивидуальные заключения (карты 1, 3, 5) пишутся по каждому участнику двумя независимыми экспертами. Сводное заключение (карты 2, 4, 6) при наличии двух индивидуальных делается курирующим экспертом. После проведения 1-6 экспертиз проводится заседание конкурсной комиссии, на котором принимается решение о допуске участников к дальнейшей оценке.
По итогам проведения экспертизы могут быть сделаны различные запросы участникам (от конкурсной комиссии).
О тех, кто проводит 1-6 экспертизы:
Карта 1 (1 экз.) – юрист ООО «ПФТ» статус ОКЛАД
Карта 1 (2 экз.) и карта 2 – фактически закупщик (ответственный за проведение данного конкурса); юридически (т.е. ставит свою подпись) юрист ООО «ПФТ».
Карта 3 (1 и 2 экз.) – независимые эксперты (их настоящая организация не учитывается, проводятся через НЦРО статус ДОГОВОР);
Карта 4 – курирующий эксперт – так же независимый эксперт, но не один из первых, а другой человек (НЦРО статус ДОГОВОР).
Карта 5 (1 и 2 экз.) и карта 6 – эксперты ООО «Пачоли.Аудиторская компания» статус ОКЛАД
Стадия проведения конкурса
Экспертиза (товары)
Ответственный
Госзакупщик, конкурсная комиссия, эксперты, курирующие эксперты
Документ (ы)
Карты 7-11. Протокол заседания конкурсной комиссии № 3
Действие
Коммерческая оценка (карта 7 – 1 и 2 экз. – и карта 8) проводится независимыми экспертами, по каждому участнику и только в случае закупки товаров (НЦРО статус ДОГОВОР)
Карта 9 (1 экз.) - юрист ООО «ПФТ» статус ОКЛАД
Карта 9 (2 экз.) и карта 10 – госзакупщик, ответственный по конкурсу НЦРО, статус ДОГОВОР.
Карта 11 – госзакупщик, ответственный по конкурсу НЦРО, статус ДОГОВОР.
Стадия проведения конкурса
Экспертиза (работы)
Ответственный
Госзакупщик, конкурсная комиссия, эксперты, курирующие эксперты
Документ (ы)
Карты 9-11 Протокол заседания конкурсной комиссии № 3
Действие
Карта 9 (1 и 2 экз.) и карта 10 – независимые эксперты (их настоящая организация не учитывается, проводятся через НЦРО статус ДОГОВОР)
Карта 11 – госзакупщик, ответственный по конкурсу НЦРО, статус ДОГОВОР.
Стадия проведения конкурса
Конкурс закрыт
Ответственный
Конкурсная комиссия, госзакупщик
Документ (ы)
Действие
Либо определен победитель, либо конкурс признан не состоявшимся. Госзакупщик пишет итоговый отчет, заканчивает аналитику, заканчивает формировать папку с документами по конкурсу, готовит ее к сдаче.
ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА
Быстрый поиск конкурсов реализован через систему фильтров, имеющих желтый цвет.
Поля ввода условий фильтрации становятся доступными по нажатию на кнопку «Поиск». Каждый фильтр оставляет в справочнике только документы, удовлетворяющие некоторому условию.
Таким образом, можно найти один конкретный документ по некоторому его уникальному реквизиту, либо отобрать все документы, относящиеся к определенному контрагенту, интервалу времени, диапазону номеров и т.д.
Рис.15 Вариант формы «Поисковая система» со списком меню.
Поля фильтрации
Каждая вкладка поисковой системы имеет поля с желтоватым фоном в верхней части формы – это фильтры по одному на каждый столбец таблицы («Номер», «Статус», «Дата» и т.д.).
Каждое такое поле содержит поле или выпадающий список всех возможных значений данного параметра. Выбор одного из значений приводит к фильтрации таблицы, в которой остаются только строки, соответствующие данному выбору.
Отобранные документы могут быть также отсортированы через пункт контекстного меню «Сортировка по…». Для этого используйте правую кнопку мыши.
КАРТОТЕКА КОНКУРСОВ
Все конкурсы в базе данных хранятся в виде карточек с главными полями и вкладками, если параметры имеют табличный вид: лоты, участники и т.п.
Внести изменения в форме можно в карточке либо через справочники, если поле выделено синим цветом.
Рис. 16 Общий вид формы «Картотека конкурсов».
Список «Направление»
Данный список содержит информацию по направлению конкурсов, и связан со справочником. Аналогично формируются и другие справочники.
Рис.17 Пример справочника «Группы направлений конкурса»
Папка Лоты
Каждый конкурс, проводимый по госзакупкам, может состоять из нескольких лотов. Для их учета необходимо создать папку с дополнительной информацией. В этой папке будет таблица с данными лотов.
Каждая запись таблицы будет соответствовать 1 лоту. Ключевое поле лота – бюджет. Сумма бюджетов лотов должна определить общую сумму конкурса, которая должна заполняться автоматически с возможность ручной корректировки оператором.
Рис.18 Пример папки «Лоты»
Папка Участники
Папка участники предназначена для просмотра списка организаций, участвующих в конкурсе. Выделенная строка в таблице соответствует одному участнику, зарегистрированному в конкурсе.
По двойному щелчку на любой строке таблицы, соответствующей некоторой конкретной организации производится переход к ее карточке, где есть возможность редактировать данные.
После того, как на конкурс открыт прием заказов (заявок) на покупку конкурсной документации, необходимо обеспечить фиксирование в базе данных информации о тех участниках, кто ее купил.
Это желательно сделать в виде отдельной таблицы. Каждая запись в таблице соответствует 1 участнику. Ключевым полем в этой таблице будет статус участника, который покажет его состояние по данному конкурсу. Например, отказ от дальнейшего участия, число проведенных экспертиз по нему и т.п.
Рис.19 Пример папки «Участники»
Папка Состояние
Папка состояние проведения конкурса показывает стадию проведения конкурса. После того, как на конкурс открыт прием заказов (заявок) на покупку конкурсной документации, необходимо обеспечить фиксирование в базе данных информации о тех участниках, кто ее купил.
Рис.20 Пример папки «Состояние конкурса»
Папка Экспертизы
Для анализа представленных заявок на конкурсы требуется проведение экспертиз. Детально о них рассказано в картотеке экспертиз. В этой папке выведена только ключевая информация, которая будет использована для поиска их в базе данных.
В данной папке обеспечена фильтрация по полям Экспертиза, Участник, чтобы отобрать экспертизы, проведенные каким-либо экспертом. Это позволяет потом проконтролировать зарплату экспертов, работающих по договору.
Двойное нажатие на выделенного синим участника экспертизы, позволяет открыть связанную с ним «Картотеку экспертиз». Также как + слева от поля шифр.
Рис.21. Пример папки «Экспертизы»
Папка Документы
Разработана папка учета всех документов проходимых по разным конкурсам. Каждый документ имеет свои поля, выбрать для заполнения необходимый документ можно с помощью желтого поля «Документ». Свойства данного документа появляются после нажатия кнопки «Свойства».
Рис.22. Пример картотеки «Документы»
ПАПКА ОТЧЕТНОСТЬ
В данной папке сохраняется информация по отчетам всех конкурсов. Эта сводная информация. Данные в этих отчетах представлены в табличной форме.
Номер
|
Отчет
|
1
|
Список конкурсов
|
2
|
Журнал учета шифров
|
3
|
Извещение о проведении конкурсов
|
4
|
Состояние конкурса
|
5
|
Список экспертов
|
6
|
Список победителей конкурсов
|
7
|
Количество поданных заявок
|
Отчет 1. «Список конкурсов»
Отчет показывает список всех конкурсов, хранящихся в базе данных.
Рис.24 Пример отчета «Список конкурсов»
Отчет 2. «Журнал учета шифров»
Каждый участник конкурса шифруется специальным кодом. Для просмотра этой информации необходимо разработать отчет, который в случае необходимости посылается на печать для создания бумажной копии. Есть копия в электронном виде.
Алгоритм шифрации конкурса: nnn (номер конкурса) + dd (дата подачи заявки) + nn (порядковый номер в базе).
Рис.25 Пример отчета «Журнал учета шифров»
Отчет 3. «Извещение о проведении конкурса»
Данный отчет необходим для предоставления информации по извещениям конкурса. Поля можно заполнить вручную или воспользоваться автозаполнением.
Рис.26 Пример «Извещения о проведении конкурса»
Отчет 4. «Состояние конкурсов»
В отчете показано состояние всех конкурсов на определенный промежуток времени по участникам и лотам.
Рис.27 Пример отчета «Состояние конкурса»
Отчет 5. «Список экспертов»
Данный отчет показывает количество заявок, поданных на конкурс.
Рис.28 Пример отчета «Список экспертов»
Отчет 6. «Список победителей конкурсов»
Отчет показывает список всех победивших в конкурсах, хранящихся в базе данных. Компании –победители имеют рейтинг 1 в папке «Состояние» определенного конкурса.
Рис.29 Пример отчета «Список победителей конкурсов»
Отчет 7. «Количество поданных заявок»
Отчет показывает список всех поданных заявок на конкурсы. Отчет имеет фильтрацию по номеру конкурса, по направлению, предмету закупки, виду закупки, кол-ву лотов, ответственному и т.д.
Рис.30 Пример отчета «Количество поданных заявок»
КАРТОТЕКА КОМПАНИЙ
Данная картотека ведет учет компаний, которые участвуют в конкурсе или каким-либо другим способом привязаны к учету.
Указанная ниже форма связывает на одной странице все данные о конкретной фирме. Но, кроме обычных реквизитов фирмы, данная форма содержит вкладки («Контактные лица», «Конкурсы») позволяющие учитывать и планировать контакты. Картотека «Компании» содержит информацию по всем фирмам. Для облегчения работы эта картотека была разбита на несколько картотек (Исполнители, соисполнители, участники).
Рис.29. Картотека Компании/Участники
Папка Контактные лица
Папка «Контактные лица» сохраняет информацию обо всех контактных лицах компании участника, с которым Вы взаимодействуете по экспертизам.
Папка Файлы
При работе с этой папкой создается всегда специальный каталог в папке contracts. Название его начинается с кода предприятия и его имени.
Поле
|
Пример
|
Название
|
Документ
|
Файл
|
Договор 123.dot
|
Папка Отчетность
Это папка должна быть разработана для хранения списка отчетов, связанных с участником.
Номер
|
Отчет
|
1
|
Карточка участника
|
2
|
Список конкурсов
|
3
|
Победы в конкурсах
|
Отчет 1. «Карточка участника»
Данный отчет позволяет просмотреть и далее распечатать информацию по участнику. Необходим для работы или контакта с участником. Выдается в виде такой таблицы.
Рис.31 Пример отчета «Карточка участника»
Отчет 2. «Список конкурсов компании»
Данный отчет позволяет просмотреть всю информацию по отдельному конкурсу. Для того чтобы этот отчет появился, необходимо заполнить справочник фильтров.
Рис.32 Справочник фильтров»
Отчет 3. «Победы в конкурсах»
Данный отчет позволяет просмотреть, в каких конкурсах победила конкретная организация.
Поле
|
Пример
|
НомерКонкурса
|
20Р
|
Товары/Работы
|
ФПРО
|
ПредметКонкурса
|
Информационное сопровождение модернизации российского образования
|
ДатаОбъявления
|
11.12.2004
|
ДатаВскрытия
|
20.12.2004
|
Кол-воЛотов
|
10
|
ОтветственныйГосзакупщик
|
Иванов И.И.
|
СтадияПроведения
|
Завершен
|
ЦенаЗаявки
|
2332
|
БюджетКонкурса (м.лн. руб)
|
4543345
|
НомерЛота
|
32
|
КАРТОТЕКА ДОГОВОРА/АКТЫ
Данная картотека необходима для учета договоров и актов.
При этом необходимо все договора разбить на разделы, которые позволяют организовать поиск и фильтрацию документов не только по названию договора, но и по группам. Например, РЕОИС, ФПРО и т.п.
Позиция
|
Поле
|
Пример
|
1
|
Номер
|
01/ДКВ/04Ф
|
2
|
Экспертиза
|
Постквалификация
|
3
|
ДатаПодписания
|
12.03.2004
|
4
|
ДатаОкончания
|
12.12.2004
|
5
|
Эксперт
|
Иванов И.И.
|
6
|
Комментарий
|
|
7
|
Соисполнитель
|
ООО «Литком»
|
8
|
Шаблон печати
|
Оценка квалификации от ГУ
|
Список актов
|
9
|
Дата
|
04.12.2004.
|
10
|
Кол-во инд. экспертиз
|
2
|
11
|
Кол-во свод. экспертиз
|
3
|
12
|
Сумма
|
5300
|
Пример папки «Договор: 01/ДКВ/04Ф»
Папка Файлы
Все шаблоны договоров должны храниться в виде формата шаблона *.dot. Это позволяет загрузить договор, внести в него изменения без изменения его структуры. Некоторые виды договоров должны заполняться автоматически из базы данных. Например, договора с экспертами.
Пример папки «Файлы»
Папка Отчетность
Это папка будет разработана для хранения отчетов по договорам и актам с экспертами.
Номер
|
Отчет
|
1
|
Договор с экспертом
|
2
|
Акт с экспертом
|
3
|
Список договоров с экспертами
|
4
|
Список актов с экспертами
|
5
|
Список соисполнителей
|
Отчет 1. «Договор с экспертом»
Данный отчет позволяет просмотреть и далее распечатать информацию по договору с конкретным экспертом. Необходим для работы или контакта с участником. Выдается в виде определенного договора.
Реквизиты «Исполнителя» и «Заказчика», можно посмотреть и изменить нажав на кнопки справа «Заказчик», «Исполнитель».
Отчет 2. «Акт с экспертом»
Данный отчет содержит «Акт об оказании услуг», заключенный с экспертом. Выдается в виде word документа.
Отчет 3. «Список договоров с экспертами»
Данный отчет позволяет просмотреть все договора, которые заключались с экспертами.
Пример отчета «Список договоров с экспертами»
Отчет 4. «Список актов с экспертами»
Данный отчет позволяет просмотреть все акты, которые заключались с экспертами.
Пример отчета «Список актов с экспертами»
Отчет 5. «Список соисполнителей»
Данный отчет выдает список всех соисполнителей.
Пример отчета «Список соисполнителей»
КАРТОТЕКА «ЭКСПЕРТЫ/СОТРУДНИКИ»
При работе над конкурсами принимают участие, как сотрудники предприятия, так и внештатные сотрудники, которые работают по договорам. Эти данные должны определяться статусом эксперта «Оклад» или «Договор».
Вид полей экспертов
Информация по экспертам будет храниться в одной или нескольких таблицах. Ниже указана форма с основными полями картотеки экспертов.
Рис.35 Пример папки «Эксперт»
Вид полей экспертов со статусом
Необходимо обеспечить в базе данных информацию по учету экспертов, которые являются штатными или внештатными сотрудниками предприятия. Для этого создана папка «Должности»
Рис.36 Пример папки «Должности»
Папка Договора
В этой папке будет находиться информация по всем договорам, заключенным с конкретным экспертом. Здесь Вы также сможете просмотреть основные реквизиты сотрудника или эксперта. В таблице задействованы такие поля как:
Рис.37 Пример папки «Договора»
Папка Отчетность
Это папка разработана для хранения списка отчетов, связанных с экспертами. Название их следующее.
Отчет 1. Список экспертов
Поле
|
Пример
|
Номер конкурса
|
20Р
|
Инициалы
|
Петров Антон Викторович
|
Адрес
|
200455, Москва, ул. Радио, д.6.
|
Паспорт
|
12123435
|
ИНН
|
422456547656
|
Страховое свидетельство
|
757575768
|
Телефон рабочий
|
123-5466
|
Примечание
|
|
Квалификация
|
|
КАРТОТЕКА ЭКСПЕРТИЗ
В этой картотеке будет храниться информация по экспертизам.
Рис.39 Пример папки «Экспертиза»
Методика экспертиз
Необходимо учесть в базе данных работы проводимые экспертами по экспертизам заявок. Алгоритм учета экспертиз следующий.
На первом этапе конкурса в базе данных указывается, что необходимо сделать заказчику: поставить товары или выполнить работы, поэтому необходимо сразу присвоить конкурсу статус экспертизы: «по товарам» и «по работам».
Далее необходимо учесть работы связанные с проведением 10 экспертиз и одной сводной (11 - номер). Желательно предусмотреть дополнительные возможности для ввода новых экспертиз, в случае изменения законодательства. При проведении экспертиз по работам экспертизы 7,8 не проводятся.
По каждой группе экспертиз составляется 3 заключения, где 1 и 2 проводятся независимыми экспертами, а 3 составляется курирующем экспертом.
В некоторых случаях, проводится дополнительная сложная экспертиза. Она имеет повышенный коэффициент расчета зарплаты эксперта. Экспертизы оформляются на специальных картах. Эти карты указаны в приложениях виде шаблона Microsoft Word.
Если в конкурсе требуется оказать заказчику услуги по работам, то проводится экспертиза по работам. 7 и 8 карты экспертизы отсутствуют.
Весь список экспертиз дан ниже в таблице.
Пункт
|
Группа
|
Карты
|
Экспертиза
|
1
|
Товары
|
1,2
|
Комплектность и правомочность
|
2
|
Товары
|
3,4
|
Содержательная
|
3
|
Товары
|
3 слож,4слож
|
Содержательная сложная
|
4
|
Товары
|
5,6
|
Финансовая надежность
|
5
|
Товары
|
7,8
|
Коммерческая
|
6
|
Товары
|
9,10
|
Квалификация в баллах
|
7
|
Товары
|
9пост
|
Постквалификация
|
8
|
Товары
|
11
|
Расчет суммарных балов
|
9
|
Работы
|
1,2
|
Комплектность и правомочность
|
10
|
Работы
|
3,4
|
Содержательная
|
11
|
Работы
|
3слож,4слож
|
Содержательная сложная
|
12
|
Работы
|
5,6
|
Финансовая надежность
|
13
|
Работы
|
9,10
|
Квалификация в баллах
|
14
|
Работы
|
9пост
|
Постквалификация
|
15
|
Работы
|
11
|
Расчет суммарных балов
|
КАРТОТЕКА «ЗАРПЛАТА ЭКСПЕРТОВ»
Данная картотека необходима для контроля оплаты работ проводимых экспертами. Зарплата эксперта зависит от направления конкурса, типа экспертиз и различных коэффициентов определяющих трудоемкость его работы. Смотрите методику.
Методика.
1. Заключается договор по конкретному виду экспертизы на 1 год с каждым исполнителем. 2. Эксперт делает 1 или несколько экспертиз. 3. Из базы данных берется информация по конкретным ценам, коэффициентам экспертизы. 4. Оператор корректирует эти данные. 5. Далее ведется расчет суммарной заработанной платы.
Позиция
|
Поле
|
Список
|
Таблица
|
Фильтр
|
Пример
|
1
|
Соисполнитель
|
|
+
|
|
«Национальный центр развития образования…»
|
3
|
Начислено
|
|
+
|
|
7564,00
|
4
|
Дата оплаты
|
|
+
|
|
12.11.2004
|
5
|
Расценки на работу
|
|
+
|
|
Комплектность и правомочность (Индивидуальная 1)
|
6
|
Цена
|
|
|
|
1 500
|
Рис.40 Пример папки «Соисполнитель»
Двойное нажатие на поле «Расценки на работу», открывает справочник расценок. Здесь можно посмотреть коэффициент экспертизы.
Рис. 41 Пример справочника расценок
Папка выработка
В эту папку заносится информация по работам, выполненным экспертами. При вводе экспертизы автоматически в поле цена заносится данные по предварительной ее цене из справочника по расценкам экспертизы. При этом надо учесть, что цена и коэффициент расчета меняется оператором в папке, если это необходимо.
Рис.42 Пример папки «Выработка»
4.6.60. Двойное нажатие на любое поле откроет справочник «Выработка по зарплате».
Рис.43 Пример справочника «Выработка по зарплате»
Папка «Эксперты»
В этой папке отображаются в табличном виде все эксперты, работающие и получающие зарплату по договору. При вводе эксперта необходимо обеспечить автоматический ввод даты и номер договора. Если договор просрочен (т.е. ему более года), то он должен выделяться красным цветом.
Пример папки «Эксперты»
КАРТОТЕКА «ЗАКАЗЫ УЧАСТНИКОВ»
Прием заказов (заявок) на продажу конкурсной документации предусматривает разработку определенной формы для их учета.
Чтобы Вы могли выписать счет, организации, которая хочет сделать заказ, необходимо заполнить бланк-заявку. В ней нужно заполнить поля, содержащие номер заказа, дату, от кого и кому направлен заказ, состав заказа, количество, цену за единицу, общую стоимость, сводные данные по заказу (Итого по заказу, Итого НДС, Всего к оплате).
При формировании состава заказа, цена за единицу должна проставляться автоматически из специальной картотеки документации.
Регистрация факта оплаты заказа (статус) должна происходить так. Режим ожидания, оплата и закончен. В первом случае, заказ принят и ожидается поступление денежных средств. Во втором, пришли деньги по данному заказу. В третьем случае, заказ снимается с учета, и на него выписываются отпускные документы.
Кроме сохранения данных по заказам необходимо обеспечить печать отпускных документов накладная, счет-фактура, акт.
Рис.45 Пример папки «Заказ»
Накладная
Этот документ выписывается на определенный вид товара, получаемого от организации. Он содержит реквизиты обоих сторон (грузоотправителя и грузополучателя), информацию, что является основанием этой накладной, информацию о платежно-расчетных документах, о транспортной накладной и доверенности на получение.
Счет-фактура
Счет-фактура – документ, подтверждающий стоимость и отправку (отпуск) оплаченного товара или услуги. Также содержит реквизиты сторон. Здесь указывается статус товара (выдан, не выдан).
Акт
Акт выполненных работ – документ, который подтверждает факт выполнения всех указанных в договоре услуг. Этот документ подписывается двумя сторонами, заказчиком и исполнителем. Есть возможность просмотреть шаблон акта. Подписанный акт приемки работ является основанием для оплаты Заказчиком работы Исполнителя.
Форма учета счетов
Для работы с документами необходимо разработать картотеку, которая будет учитывать вид продаваемой конкурсной документации. Данные по некоторым полям.
Позиция
|
Поле
|
Список
|
Таблица
|
Фильтр
|
Пример
|
1
|
N счета
|
+
|
+
|
+
|
123
|
2
|
ДатаСчета
|
|
+
|
+
|
12.09.2004
|
3
|
Кому
|
+
|
+
|
+
|
ООО Импульс
|
…
|
|
|
|
|
|
Импорт данных
Выписка счетов на оплату конкурсной документации, может осуществляться в другом офисе. В одном офисе, где оформляют документы, ведется их последовательный учет, далее файл передается на диске или электронной почтой в головной офис.
АЛГОРИТМ ЗАПОЛНЕНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ
В программе много форм, отчетов, полей и других объектов. Чтобы обеспечить в ней определенный порядок в данных, необходимо соблюдать следующие правила.
Для того чтобы создать новый конкурс нажмите на кнопку «Создать».
Введите Номер конкурса (после сохранения изменения, он должен появиться в названии вкладки (Пр. Конкурс: 12345)).
Выберете необходимый Вам вид закупки. Если Вы хотите изменить (удалить, добавить) данные, сделайте это через справочник «Виды закупки».
Аналогично выберете стадию и направление конкурса. Изменения через справочники «Стадии конкурса», «Виды направлений».
Также необходимо выбрать ответственного за конкурс. Если это новый человек внесите его в «Справочник сотрудников» (двойное нажатие на поле «Ответственный», либо через картотеку «Эксперты/Сотрудники»).
Вбейте информацию по Предмету закупки, не переходя ни в какие справочники.
Главное не забудьте указать точное кол-во лотов конкурса. Если Вы не сделаете этого, Вы не сможете заполнить картотеку «Лотов» (Только выбранное кол-во лотов отразится в картотеке»).
Все даты выбираются двойным нажатием на поле, через Календарь.
Все остальные поля набираются прямо в картотеке.
Заполнение папки «Лоты»
В эту папку можно занести лишь указанное, в картотеке «Конкурс», кол-во лотов.
Данные можно вбить как через эту папку, так и через справочник лотов (двойное нажатие на поле Предмет лота»). В этой папке находится два поля фильтра, желтого цвета. Вы можете быстро найти необходимую запись по номеру и предмету лота.
Заполнение папки «Участники»
В этой папке находится информация по участникам, конкретного конкурса. Двойное нажатие на поле «Участник», открывает «Картотеку компаний», то есть учетную карточку выбранной фирмы, сюда можно внести все необходимые данные по участнику конкурса.
Когда Вы выберете участника, компьютер автоматически присвоит ему шифр, необходимый для отчета «Журнал учета шифров».
Заполнение полей этой таблицы необходимо для того, чтобы в отчетах появился «Предмет закупки».
Заполнение папки «Состояние»
Эта папка заполняется для того, чтобы появился отчет «Состояние конкурса», а также номера лотов из этой папки будут учитываться при заполнении отчета «Список конкурсов компании».
Кнопка «Добавить» отобразит на экране всех конкурсантов, которых Вы занесли в папку «Участники» данного конкурса, а также все лоты, указанные в одноименной папке.
Двойное нажатие на поле «Участник» откроет справочник «Состояние конкурса», выберете соответствующие конкурсу данные.
Не забудьте, слева от № лота есть знак «+», нажав на него, вы сможете выбрать «Вид экспертизы», для данного конкурса.
Эта папка содержит два поля фильтрации – № лота и Участник, они помогут Вам быстро найти необходимую информацию.
Номера лотов в отчете «Список конкурсов компании» появятся только после заполнения папки «Состояние» этих конкурсов.
Если Вы заполните поле рейтинг и укажете, какой участник является первым в данном конкурсе, то эти данные будут отражены в отчете «Список победителей конкурса».
Заполнение папки «Экспертизы»
Данная папка содержит информацию по видам экспертиз. Укажите, какие виды экспертиз необходимы участникам данного конкурса.
Кнопка «Добавить» отображает все виды экспертиз для каждого участника.
Заполните «Картотеку экспертиз», она открывается двойным нажатием на синее поле. Знак «+», слева от шифра открывает те же поля («тип», «эксперт», «дата оплаты», «юрист»), что и картотека экспертиз. Заполнение этих полей необходимо для отчета «Список экспертов».
Для облегчения поиска информации используйте фильтр по участнику и экспертизе.
Заполнение папки «Документы»
В данной папке находятся все документы, которые используются в ходе проведения конкурсов. Заполнение документа «Извещение о проведении открытого конкурса» необходимо для получения одноименного отчета.
Желтое поле «Документ» используйте для выбора необходимого Вам документа.
Каждый документ имеет свои свойства и значения (Пр. Место приемки работ: г. Москва).
Кнопка «Свойства» покажет Вам весь список документов. Знак «+» откроет табличку свойства, куда Вы сможете добавить новую и изменить старую информацию.
Кнопка «Добавить» отобразит всю информацию по свойствам документа.
Заполнение папки «Файлы»
Все шаблоны документов должны храниться в виде формата шаблона *.dot. Это позволяет загрузить документ, внести в него изменения без изменения его структуры. Некоторые виды документов должны заполняться автоматически из базы данных. Например, договора с экспертами.
Посмотреть такие документы можно с помощью этой кнопки 
.
-
Кнопка «Загрузить» выведет на экран названия этих документов, щелчок на них позволят быстро просмотреть и изменить отчеты.
Заполнение папки «Компания» из картотеки «Компании/Участники»
Здесь будет храниться информация по всем фирмам, которые сотрудничали с Вами.
Заполните поля город (в котором находится фирма), статус фирмы, банк компании (информацию по этим полям можно изменять и дополнять через справочники, двойное нажатие на синие поля).
Заполните строфы «ИНН», «КПП», юридический, фактический адреса, телефон, факс и т.д. Вся эта информация будет отражена в отчете «Карточка участника».
Если Вам необходимо быстро найти карточку какой-либо компании, воспользуйтесь кнопкой «Поиск». С помощью полей фильтра «Название», «ИНН», «Телефон», отфильтруйте необходимую Вам фирму.
Заполнение папки «Контактные лица»
Заполнение папки «Договор» из картотеки «Договора/Акты»
Заполнение этой папки необходимо для печати отчетов «Договор с экспертом», «Акт с экспертом».
Каждая папка соответствует одному договору, чтобы различать их необходимо присвоить каждому личный номер (Пр. Номер: 01/ДКВ/04Ф).
Заполните поля экспертиза, эксперт, дату подписания и окончания, соисполнителя (Пр. ГУ "Национальный центр развития образования Министерства образования РФ").
Выберите шаблон печати договоров (его можно посмотреть, дважды щелкнув на него мышкой и войдя в справочник шаблонов печати договоров).
Каждый договор имеет свой акт. Для того чтобы появился отчет «Акт с экспертом», заполните поля «Дата», «Кол-во индивидуальных экспертиз», «Кол-во сводных экспертиз» и «Сумма». Эти поля расчетные и заполняются при нажатии кнопки «Добавить».
Также необходимо заполнить реквизиты эксперта (см. Заполнение папки «Договора»). Для того чтобы они автоматически занеслись в акт.
Для просмотра и изменения реквизитов эксперта служит кнопка «Исполнитель» в папке «Отчетность», она откроет картотеку «Экспертов и сотрудников».
Кнопка «Заказчик» откроет шаблон печати договора, где Вы сможете при необходимости изменить реквизиты «Заказчика».
Заполнение папки «Эксперты/Сотрудники»
Заполните карточки сотрудников, они будут нужны в отчете «Карточка участника».
Заполните папку «Должности». Для того чтобы рассчитывалась заработная плата, сотрудник должен иметь «должность» эксперт.
Укажите «Соисполнителя» конкурса (Министерство образования РФ и т.п.). «Должность» человека (эксперт, ответственный, директор, юрист). «Статус» (оклад, договор). Статус отражает положение человека в фирме, является ли он постоянным сотрудником, либо он работает по договору. Должности и статусы Вы можете добавить через картотеку «Справочники».
Заполнение папки «Договора»
Эта папка должна быть заполнена для того, чтобы эти реквизиты сотрудника появились в картотеке «Договора/Акты» в отчете «Акт с экспертом». Реквизиты можно набрать в ручную, либо нажав кнопку «Изменить». Не забудьте отредактировать склонение слов.
Заполнение картотеки «Экспертизы» папки «Экспертиза»
Вначале выберите конкурс, по которому идет экспертиза, двойное нажатие на это поле откроет справочник по конкурсу, где необходимо выбрать ответственного за этот конкурс.
Выберите вид экспертизы, который будет проводиться в данном случае. Двойное нажатие на это поле откроет справочник «Виды экспертиз».
Выберите участника данного конкурса и экспертизы, двойное нажатие откроет справочник участников.
Заполните поля тип, эксперт, дата, юрист необходимыми данными, они будут отражены в отчете «Список экспертов».
Заполните эти поля для того, чтобы данные появились в отчете «Перечень экспертов по конкурсу».
ВЫВОД
Объем информации по данной программе очень большой. Изучив подробно ее возможности, вы сможете грамотно вести учет конкурсов по госзакупкам и выбирать лучших подрядчиков для их выполнения.