Программа «Управление холдингом» предназначена для управленческого учета вашего бизнеса. Вы сможете решить разные задачи. Используя этот интерфейс Вы сможете доработать его для собственных нужд, т.к. программа поставляется в формате Microsoft Access, Word, Excel. Существует версия на базе технологии WinForms на Microsoft Visual Studio. Вот некоторые ее свойства.

• Учет компаний и их реквизитов
• Учет частных лиц
• Учет платежей и ввод их  из таблиц Excel
• Учет активов, продуктов, сырья, товаров и т.п.
• Учет реквизитов банков клиентов
• Учет заказов и печать счетов фактур, накладных, счетов на предоплату
• Учет и печать договоров в формате Word.
• Учет доверенностей и печать их в Word
• Учет производственных заказов и затрат на их производство
• Автоматическая обработка заказов с сайта компании 
• Импорт клиентов, частных лиц, активов из Excel, Access и Outlook
• Экспорт в Access и автоматическая отправка данных по Email
• Исходный код для написания своих видов интерфейса

Общие требования

Перед изучением этого описания обязательно изучите общий интерфейс работы с базами на основе Microsoft SQL Server. Вам необходимо знать следующую информацию

Введение	Определения и аббревиатуры  Требования к базе  Режимы работы Установка и удаление              Вспомогательные программы
Структура данных	Размещение файлов программы Поиск сервера и базы данных               Этапы установки
Панель инструментов	Назначение кнопок: Создать, Копировать, Отчетность, Таблицы, Переговоры
Интерфейс поиска	Экспорт и импорт данных        Настройка почты        Настройка интернета
Интерфейс поиска	Статическое меню (список)     Динамическое меню (дерево) Поиск в таблице по полям       Выбор (корзина)
Интерфейс форм	Назначение специальных полей, списков и вкладок Свойства, Отчетность, Архив
Интерфейс администратора	Настройка лицензии Настройка пользователя

 

Определения и аббревиатуры

В этом разделе даны главные термины, которые будут встречаться при описании базы данных.

1.	Накладная	Основной документ на отгрузку товаров
2.	Договор	Соглашение между поставщиком и заказчиком на оказание услуг или поставку товаров
3.	Счет-фактура	Документ выписывается, если Вы отгружаете товары с налогом на добавленную стоимость
4.	Акт	Заключительный документ по поставке продукции.

Основное меню

Когда Вы откроете программу управление бизнесом, то перед вами откроется меню справа виде списка. Это основное меню. Он включает в себя 10 пронумерованных пунктов и 2 вспомогательных Старт> и Интернет заказы

 

Назначение пунктов меню следующее.

Старт>	Это форма отображается при запуске программы. Используйте ее для перехода к импорту или экспорту данных.
01. Компании	Ваше предприятие будет иметь контакты с различными юридическими лицами. Этот пункт меню предназначен для их учета и соответствующих документов.
02. Сотрудники	Сотрудники - это различные частные лица компаний. Они вводятся в базу данных и привязываются к компаниям.
03. Договора	Договора – это документы, которые регулируют взаимоотношения с компаниями.
04. Активы	Это товары, материалы, лицензии и т.п., которые учитываются на балансе вашего предприятия
05. Заказы	При оформлении заказов на отгрузку продукции используйте этот пункт меню. В этом пункте меню печатаются и документы типа: счет-фактура, накладная, акт.
06. Оплата	При получении оплаты от заказчиков или при оплате услуг поставщиков используйте этот пункт меню
07. Закупки	Вы решили что-то купить, то желательно эту информацию учесть в этом разделе.
08. Доверенности	При получении товаров или при выполнении услуг, вам может потребоваться оформить доверенность на какое-то лицо. Используйте этот пункт меню.
09. Банки	При работе с компаниями вам потребуется вести учет банковских реквизитов их. В этом случае, для быстрого поиска можно использовать этот пункт.
10. Производство	Возможно, ваша компания будет заниматься производством каких-либо изделий. Этот пункт меню позволяет учитывать производственные заказы и затраты на его выполнение.
Интернет заказы	Если у Вашего сайта есть собственный сайт для приема заказов, то используйте этот пункт меню для загрузки их в базу данных.

01. Компании

Компаниями в данной программе называются предприятия, с которыми работает Ваша организация, т.е. заключает договора или просто ведет переговоры. Иногда их называют в бухгалтерии контрагентами.  

Все клиенты сортируются определенным образом. Например, Поставщики или Заказчики определяется по статусу на карточке компании. В карточке компаний предусмотрены вкладки Свойства, Контакты, Платежи, Банки, Доверенности, Заказы, Договора.

В папке Архив Вы можете хранить в базе данных любую информацию, ссылающуюся на другие файлы, например, рисунки, word и excel документы. Вкладка Свойства позволяет добавлять любое количество новых полей в карточку компании

Рис. Вид формы клиента

Самые важные поля в этой карточке выведены на главную форму. С правой стороны есть также информация, относящаяся к другим картотекам. Например, если Вы добавили финансовые документы, то на этой вкладке можно увидеть итоги, т.е. кто и сколько вам должен.

Пакетная загрузка

Пакетная загрузка, это такой вариант, когда данные загружаются в больших количествах. Например, у Вас есть другая база данных. Экспортируйте данные в таблицу Excel, а потом быстро введите в эту базу.

Нажмите кнопку Импорт и выберите в списке нужный файл Excel, далее нажмите ОК и загрузите таблицу. Для удаления введенных данных можно использовать ��тот пункт меню.

 

 

02. Сотрудники

В программе предусмотрен учет частных лиц. Для них Вы можете ввести их реквизиты, фамилию, имя отчество, должность и искать потом в базе данных. Предусмотрено хранение дополнительных свойств частных лиц, а в архиве можно сделать ссылки на дополнительные документы в любых форматах: Word, Excel и т.п.

 

 

Ввод данных в эту карточку автоматически добавляет их и во вкладку Контакты компаний. Пример указан ниже. Также можно и контактные лица добавлять через эту вкладку.

 

03. Договора

В программе предусмотрен учет договоров. Все договора разбиваются по статусу, а также по времени учета. Удобный способ их сортировки позволяет быстро найти нужный документ и сохранить его в архиве. Сам шаблон договора храниться в формате *.dot. Это позволяет Вам изменить его так, как принято в вашей организации. Нажав кнопку печати, из базы данных будут внесены реквизиты клиента и другие параметры договора. Таким образом, Вам не надо будет много времени тратить на заполнение типовых договоров.

В основном эти свойства карточки нужны для заполнения типового договора в формате Word. Если у Вас много договоров, в том числе и субподрядных, а также требуется решать различные финансовые и аналитические задачи по договорам, то обязательно посмотрите программу Договора и Анализ

 

04. Активы

Это товары, материалы, лицензии и т.п., которые учитываются на балансе вашего предприятия. В зависимости от того, материальный или нематериальный объект указан в карточке, ее вид меняется.

Группа Складские данные используется в товарной накладной Торг12. Группа Резервирование используется для расчета потребности в данном товаре. Группа Таможенные данные  используется в счет-фактуре. О статистике. Реализовано – это товары, которые отгружены и за них получена оплата. Заказано – это выставленные счета на оплату. Консигнация - вы отгрузили товар без оплаты.

Вкладки Приход и Расход ведут учет всех операций с данной карточкой.

 

05. Заказы

Заказы – это одна из важных форм при работе с компаниями и частными лицами, которым вы оказываете услуги. Вообще при разработке заказных проектов рассмотрено бесчисленное множество разных форм. Используйте эту форму для учета заказов, в которых есть поставщик, заказчик, а также товары или услуги.

Заполнив данные этой формы, Вы сможете распечатать типовые документы для бухгалтерии: Накладную, Счет-фактуру. Акт.

 

Обратите внимание и на вкладку Оплата. Она определяет долги за поставленный товар или услугу. Красным цветом в группе Сумма показан итоговый результат. Он также и отображается в форме по клиентам.

 

Если оплата прошла, и долгов нет. В верхнем правом углу нет сумм, выделенных красным цветом.

 

Для программиста

Если Вам потребуется собственный интерфейс к данным введенным в эту карточку, то надо изучить таблицу ЗАКАЗЫ список и все формы с префиксом formЗаказы

06. Оплата

Все платежи от клиентов отображаются в этой форме. Операции отличаются цветом красным – это расходные операции, зеленый – приходные. В эту форму данные могут вноситься и из других картотек, например, из заказов или формы клиентов. Это сделано для удобства управления вводом данных.

 

Когда Вы укажите Плательщика или Получателя, то на соответствующей вкладке можно увидеть все его платежи. Таким образом, можно сразу узнать, сколько он вам должен.

Также эта форма позволяет печатать документы типа Приходный и Расходный кассовый ордер.

 

07. Закупки

Закупки – это такая же форма работы с заказами ваших клиентов, только в этом случае Вы выступаете в роли Заказчика, а товары и услуги Вам поставляет поставщик. Форма отличается внешним видом. Смотрите заголовок: 60. Расчеты с поставщиками.

 

Эта форма также влияет на расчет финансовых операций для каждого участника сделки. Итоги этих действий отображаются в таблице 01. Компании.

 

08. Доверенности

В предыдущей форме Вы изучили возможность учета заказа от поставщиков, но вам может потребоваться и учет доверенностей, т.к. товары без доверенности получить нельзя. Для этого изучите эту форму. Не забывайте также вводить данные на вкладке Спецификация. Вообще документ создается в формате Word, таким образом, вы можете и напрямую его отредактировать, даже если не все данные были внесены в карточку учета.

 

 

09. Банки

Эта форма является вспомогательной для учета банковских реквизитов компаний. Ее можно заполнить и в этом пункте меню, а можно и через компании. Смотрите вкладку Банки в карточке компании.

 

 

10. Производство

Производство – это такая же форма работы с заказами ваших клиентов, только в этом случае Вы выступаете в роли заказчика для производства.

Можно также эту форму учитывать и для других случаев, когда надо рассчитать затраты на что-нибудь. Главное в этой форме учет различных затрат и определение себестоимости.

Например, Вы решили произвести мяч, для него надо купить сырье, учесть затраты на оборудование, офис, зарплату и т.п. Эта простейшая форма позволяет вам быстро рассчитать себестоимость изделия.

 

Для того, чтобы во вкладку Затраты данные загружались автоматически, используйте в активах (04.Активы) обозначения сырья и других затрат на производство с номером 30000 и выше.

Пример. Введите в активы название сырья: Кожа изделия. Определите, что 1 единица (площадь, килограмм и т.п.) будет стоить 100 рублей. Нажмите кнопку Команды и выберите меню «1. Включить все затраты по изделию». Достаточно теперь указать только параметр для определения суммы затрат по данному наименованию.

Не забывайте добавлять к ценам различные накладные расходы на покупку сырья, содержание офиса. Если Вам необходимо полученный результат, изменить в других карточках, то используйте кнопу Команды.

Команда «2.Создать новый продукт» добавит в активы новую карточку по продукту, добавить цену по продукту – добавляет новую цену в карточку по продукту новую цену. Обновить цену – обновляет цену.

 

Интернет заказы

Эта форма нужна для учета поступивших заказов. Так как в интернете бывает много «ненужных заказов» без оплаты, то эта форма позволяет предварительно их проанализировать. Нажмите кнопку Импорт и данные поступят в базу данных из интернет- сайта.

Если этот заказ – «Правильный», то нажмите кнопку Оформить. Ему будет присвоен внутренний номер, и он попадет в таблицу 05. Заказы.

Внимание. Программа разработана так, что к вам поступят не только текстовая информация, но и все файлы, которые заказчик добавил на сайте. Это очень удобно для работы

Статус заказа меняется, если Вы его сохраните в базе данных на «Оформлен» и в дальнейшем обрабатываться не будет. Подключение к сайту ведется в пункте меню Старт>, смотрите описание Основного интерфейса.