Оценка эффективности работы компании основывается на анализе различных показателей. В этом проекте рассматривается учет полученной прибыли компании с учетом филиалов. Такое решение может иметь стратегическое значение для развития бизнеса предприятия.

Данный проект нужен для проведения финансового анализа предприятий, имеющих разветвленную структуру бизнеса. Целью финансового анализа является

• рост объёмов производства и реализации продукции  
• максимизация прибыли
• минимизация расходов
• обеспечение рентабельной работы
• выживание среди конкурентов

Это проект будет прежде всего полезен для финансового, коммерческого и генерального директоров, а также для главного бухгалтера компании в  условиях финансового кризиса.

ИнтерфейС ФОРМ

Очень важно для финансового анализа разработать правильно интерфейс обработки и получения информации, а весь учет организовать не только по статьям и объектам учета, но и в разных валютах, т.е. рублях, долларах и евро.

Поэтому в этой базе данных создан ряд справочников, которые позволяют вводить, добавлять и изменять эту информацию как вручную, так и путем импорта из Excel не зацикливаясь на бухгалтерском учете.

Единый интерфейс

Весь финансовый учет разбит на разделы, которые могут также изменяться и дополняться подразделами учета. Разделы учета следующие

• Основные средства
• Денежные средства
• Дебиторы и кредиторы
• Товары и продукция на складах
• Инвестиции
• Фонды
• Издержки предприятия
• Прибыль и убытки
• Базовые коэффициенты
• Баланс предприятия

Когда вы выбираете раздел, то справа будет отображаться форма. Объекты учета находятся на вкладке «Объекты», а статьи учета на вкладке «Статьи»

Учет ведется по статьям с учетом следующих валют долларов, евро и рублей. Каждая статья имеет статус: Защищена (точная цифра, ее нельзя изменять) и предварительно (требуется уточнение информации)

Microsoft Access. Главная форма работы с данными и отчетами

Объекты учета  

Основными объектами учета в базе данных являются предприятия. У предприятий есть подразделения и объекты учета.

• 1 пример. ФИЛИАЛЫ (подразделения), Екатеринбург, Новосибирск (объекты учета).
• 2 пример. Фурнитура (Подразделение), дилеры, торговый отдел (объекты учета). Смотрите форму ниже
• 

Microsoft Access. Форма редактирования объектов учета

Статьи учета

Статьи учета имеют шифр и название. Финансовый директор сам определяет группировку информации таким образом, чтобы оперативно и быстро вводить данные и получать анализ.

Microsoft Access. Форма редактирования статей учета

Ввод данных

По каждой статье вводится информация в долларах, евро и рублях. Сумму по статье получают путем выборки из бухгалтерских программ или итоговых сводок, предоставленных подразделениями в электронных таблицах.

Примечание. Полный бухгалтерский учет в программе не ведется иначе это привет к коллапсу вычислений из-за большого числа проводок разных предприятий.

Microsoft Access. Форма редактирования статей Фондов

ОТЧЕТНОСТЬ

Каждый раздел учета, например, Основные средства, Денежные средства, Фонды и т.п. имеют собственную отчетность. Заполнив статьи учета, путем их импорта из Excel, или введя данные в ручную, по разделу учета можно будет получить итоговую информацию в виде специализированного отчета.

Основные средства

Этот раздел предназначен для учета основных средств компании по филиалам (например, Москва, Санкт-Петербург, Новосибирск ...) или подразделениям филиала (например, Бухгалтерия, Секретариат, Отдел снабжения ...).  Это позволяет избежать излишней детализации отчета по основным средствам.

 Учет ОС ведется на начало и конец периода с учетом их амортизации.

• ОС. Первоначальная стоимость  на начало периода
• ОС. Остаточная стоимость  на начало периода
• ОС. Накопленная амортизация на начало периода
• ОС. Прямая амортизация
• ОС. Распределенная амортизация
• ОС. Поступило
• ОС. Продано
• ОС. Списано
• ОС. Результат инвентаризации
• ОС. Первоначальная стоимость на конец периода
• ОС. Остаточная стоимость на конец периода
• ОС. Накопленная амортизация на конец периода

 Microsoft Access. Отчет по основным средствам

Денежные средства 

В этом разделе базы данных ведется учет денежных средств в банках и кассах подразделений компании. Например, в Альфабанке, Сбербанке, в рублевой кассе и т.п.

Microsoft Access. Отчет по денежным средствам

Дебиторы и Кредиторы

Этот раздел базы данных необходим для учета дебиторов и кредиторов компании. Далее на основе его формируется отчет по покупателям (дебиторка по товару, частичная оплата, кредиторская задолженность) и поставщикам (дебиторская и кредиторская задолженность). Примеры статей.

Покупатели

• Дебиторка по товару
• Себестоимость отгруженного товара
• Частичная оплата
• Кредиторская задолженность

Поставщики

• Кредиторская задолженность товар
• Дебиторская задолженность деньги
• Кредиторская задолженность деньги

Microsoft Access. Отчет о дебиторах и кредиторах

Товары на складах

Отчеты этого раздела нужны для анализа информации по товарам, находящимся на складах (торговые точки, главный склад, удаленный филиал и т.п.).  Примеры статей учета

• ФО. Молния металлическая
• ФО. Прочее
• ФО. Ткань
• ЭТО. ABB
• ЭТО. Legrand
• ЭТО. Провод

Microsoft Access. Отчет и продукция на складах в долларах 

Инвестиции

Раздел необходим для учета инвестиций компании. Например, открытие новых торговых точек, ремонт помещений и т.п. Инвестиции должны учитываться по смете на начало периода и фактически на конец периода. При этом должно рассчитываться отклонение этих инвестиций. Статьи учета.

• Инвестиции по смете
• Инвестиции на начало периода
• Инвестиции за период
• Фактические инвестиции на конец периода
• Отклонение от сметы
• Возврат инвестиций
• Дата окончательного погашения инвестиций
• Остаток инвестиций на конец периода

Microsoft Access. Отчет инвестиции предприятия в долларах 

Учет фондов

Специальный раздел базы данных предназначен для анализа фондов предприятия. Например, Фонда Развития, Риска и т.п.  Статьи учета.

• Сальдо на начало периода
• Возврат за период
• Расход за период
• Сальдо на конец периода
• Корректировка сальдо
• Начисления на следующий квартал
• Предполагаемый расход

 Microsoft Access. Отчет о фондах компании  

Издержки предприятия

Каждое предприятие имеет различные издержки. Например, расходы на офис, персонал, торговлю и т.п. Их можно разделить на прямые и косвенные. В этом разделе ведется их учет и формирование отчетности. Статьи учета.

• Заработная плата
• Проценты сотрудникам
• Реклама
• Аренда
• Связь
• Комиссия
• Транспортные расходы
• Хозяйственные расходы
• Охрана
• Налогообложение
• Организационные расходы
• Расходы по работе с персоналом
• Коммунальные услуги
• Командировочные расходы
• Представительские расходы
• Обслуживание зданий
• Убытки

Microsoft Access. Отчет по издержкам объектов учета

Microsoft Access. Отчет по издержкам статей учета

Microsoft Access. Квартальный отчет по издержкам

ИТОГОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

После формирования анализа по разделам учета, в дальнейшем уже можно получить консолидированную отчетность по компании. Вот они.

Прибыль и Убытки

Этот отчет необходим для получения итоговой информации по прибыли и убыткам компании. Например, Чистые продажи, Стоимость реализованной продукции, Операционные расходы, Маржинальная прибыль, Чистая прибыль и т.п.

• Чистые продажи
• Себестоимость реал.продукции
• Валовая прибыль
• Средняя рентабельность, %
• Средняя доходность, %
• Операционные расходы
• Амортизация
• Операционные доходы
• Налоги
• Внереализационные доходы
• Внереализационные расходы
• Прибыль полученная от деятельности
• Погашение инвестиций
• Чистая прибыль

Microsoft Access. Отчет о прибылях и убытках

Корректировка прибыли и убытков

Этот отчет необходим для внесения изменений в расчеты. Сложно сказать, где были внесены неправильно изменения. Это может быть на этапе бухгалтерского учета или в результате собственных вычислений. Данный отчет позволяет подкорректировать расчеты и дать задачу на поиск ошибочной информации специалистам, если расхождения слишком большие.

• Увеличение
• Уменьшение

Microsoft Access. Отчет «Корректировка прибыли и убытков»

Прибыль компании

Отчет по прибыли компании ведется по следующим статьям учета

• Чистые продажи
• Себестоимость реализованной продукции
• Валовая прибыль

 

Microsoft Access. Отчет «Прибыль компании»

Баланс

Этот отчет дает сводную информацию по компании, а именно, учитывает ее активы и пассивы по статьям финансового учета.

Microsoft Access. Отчет «Баланс»

ВЫВОДЫ

Таким образом, используя данную программу на Microsoft Access Вы сможете своевременно контролировать работу предприятия и его филиалов, при этом не затрагивая больших усилий на ввод и обработку данных.