Этапы внедрения

Разработка и внедрение базы данных ведется поэтапно, учитывая следующие 7 этапов внедрения:  «Разработка макета», «Картотека клиентов», «Картотека оборудования и услуг», «Финансовый учет», «Учет заказов», «Отчетность»  и «Администрирование» Краткое описание этапов дано ниже.

Разработка макета. На этом этапе проекта разрабатывается структура таблиц базы данных, размещение файлов в каталоге, а также программа установки (инсталляции) на компьютеры заказчика. После внедрения этого этапа у заказчика должно появиться общее представление о том, как устроена база данных и назначение ее разделов. На этом этапе возможно внесение изменений в интерфейс базы данных и создание предварительного макета базы данных.

Картотека предприятий. Этот раздел базы данных предназначен для автоматизации учета клиентов и деловых контактов предприятия, связанных с заказами предприятия. При внедрении этого участка работы будет организован учет предприятий, филиалов, контактных лиц, переговоров, а также различных сведений по этим разделам, например, адреса электронной почты, телефоны, факсы и т.п.  Главное назначение раздела - быстрый доступ к информации по клиенту и ввод основных его данных при оформлении заказов.

Картотека оборудования и услуг. Этот раздел базы данных разрабатывается для того, чтобы учесть наличие услуг и материальных ценностей предприятия, необходимых для аренды помещения. Например, учет стоимости питания, групп и типов оборудования, их свойств и привязки к помещению заказчика. На этапе оформления заказов – эти сведения должны поступать и помогать заполнению формы заявок.

Финансовый учет. Этот раздел базы данных разрабатывается для того, чтобы учесть финансовые платежи клиентов по заказам. При внедрении этого этапа можно будет просмотреть и быстро найти платежный документ по клиенту, дату, сумму и вид оплаты. На этапе оформления заказа – эта информация используется для определения должников по клиенту.

Учет заказов. Этот раздел базы данных разрабатывается для того, оформить заказ на аренду зала. Например, необходимо быстро просмотреть и определить наличие в базе данных заявок на определенное время, ввести различные виды скидок, заполнить спецификацию по услугам и затем отпечатать нужные документы и отправить сообщения по электронной почте.

Каталог базы. Этот раздел базы данных разрабатывается для того, чтобы быстро просмотреть каталог нужного оборудования и услуг для аренды или по заказам и платежам. Он разрабатывается в виде дерева объектов и позволяет быстро найти нужную информацию в базе данных.

Отчетность и Интернет. Этот раздел базы данных необходим для того, чтобы показать отчетность по предприятию. Отчетность бывает оперативная, например, акт, счет – фактура. Вторая группа отчетов – это итоговые сводки. К ним относится - список заказов.  При формировании такого отчета выбирается вся информация по базе данных, соответствующая его условиям. Некоторые виды отчетов рассылаются через Интернет.

Администрирование. На этом этапе необходимо разработать сетевые и защитные функции базы данных. Предполагается дополнить базу данных следующими формами.

·       «Авторизация» - форма входа в базу данных по паролю.

·       «Управление сетью» - форма для привязки к источнику данных на сервере.  

·       «Архивация и восстановление» - форма для автоматического сохранения (восстановления) одной или нескольких копий базы данных.

·       «Справочник пользователей» – форма доступа к списку пользователей.

 

Картотека предприятий

Форма «Картотека предприятий» содержит данные о названии предприятия, от имени которого ведется учет, и организациях, которые могут быть указаны в качестве заказчиков аренды помещений.

В данной версии формы имеется возможность ведения учета не только общей информации по предприятиям, но и учет работы сотрудников с клиентами предприятия.

Для этого разработаны средства коммуникации и учета информации по контактным лицам, переговорам, расчетам и т.п.

Вкладка Предприятие

Основная вкладка формы. Она обеспечивает контроль ввода следующих полей: Наименование, ИНН, Контактное лицо, адрес электронной почты, телефон, источник информации.

При попытке перехода на другую запись или выхода из формы до заполнения обязательных полей, выдается запрос на заполнение обязательных полей и только после их заполнения возможно выход/переход. Сокращенное описание важных полей формы, имеющих значение для учета.

Метка - выбор одного или нескольких значений из списка:

·       задержка в оплате >10 дн.   

·       неоплата

·       некорректный отказ    

·       VIP-клиент

Филиал – это указатель того, что от имени этой организации ведется учет в базе данных. Например, для вас филиалом является ваша организация, где вы работаете. Картотека предприятий – это единая база данных на все организации, включая и собственные структуры.

Вести учет – этот флажок позволяет временно отключить предприятие из расчетов, т.е. оно не будет отображаться в запросах и списках, хотя данные по нему будут сохранены в базе данных.

Номер – это внутренний код предприятия. В дальнейшем номера при создании новых клиентов будут присваиваться по порядку сами. В целях совместимости с разными системами учета, номера предприятий могут и совпадать. Поэтому обязанности по правильному ведению номеров, если Вам не нужен последовательный список предприятий, возлагаются на вас.

Профиль – это признак отношения предприятия в Вашей деятельности: Поставщик, Клиент, Арендатор и т.п. Главное назначение этого поля – отбор предприятий при оформлении документации.

Вкладка Контакты

На данной вкладке отображается список сотрудников или контактных лиц с которыми вы работаете по аренде в области недвижимости.

Вкладка Документы

Папка «Документы» отбирает из базы данных всю информацию соответствующую данному предприятию. В ней ото��ражается основная информация по финансовым документам и заказам.

«Документы по аренде».

Для просмотра информации по клиенту добавляется «Отчет арендатора» с итоговой информацией:

·       всего количество заказов,

·       номер последней заявки,

·       сумма полной выручки,

·       сумма базовой выручки.

«Сводка по арендатору»

При этом отчет будет иметь 2 вида. Первый вид для клиентов с полями: Дата, номер, сумма, статус, ссылка. Второй вид для посредников с полями: Дата, номер, сумма, наименование клиента, ссылка.

Для печати информации по предприятию существует отчет «Финансовая карточка предприятия». Вызывается с помощью кнопки печать.

«Финансовая карточка предприятия».

Вкладка Переговоры, Файлы, Отчетность

Это дополнительные вкладки по аренде конференц-залов. В них группируется нужная информация о проведенных переговорах, файлах, например, договорах, актах и счетах, а также итоговая отчетность по арендатору.

Картотека услуг и оборудования

Этот раздел базы данных разрабатывается для того, чтобы учесть услуги и материальные ценности необходимые для аренды помещения. Например, учет стоимости питания, групп и типов оборудования, их свойств и привязки к помещению заказчика. На этапе оформления заказов – эти сведения должны поступать и помогать заполнению формы заявок.

Карточка арендуемого оборудования

Все данные в форме разбиты на группы. Каждая группа имеет свое обобщенное название и числовой код. Рассмотрим обозначения полей.

Описание интерфейса

«Артикул». Основным в проектировании картотеки - необходимо создание системы артикулов для работы с услугами и оборудованием, т.к. по ним будут рассчитываться итоговые суммы затрат по каждой группе. Предлагаемый вариант подразумевает следующие обозначения артикула для учета объектов.

·       1001-1999 – аренда помещений

·       2001-2999 – услуги по питанию

·       3001-3999 – оборудование

·       4001-4999 – дополнительные услуги

·       9001-9500 – пакет услуг

·       9501-9999 – произвольный пакет услуг

«Цена» - это учетная цена в картотеке. Она используется при заполнении формы заказов по умолчанию. Если требуется изменить цену, то будет использоваться цена из папки цены.

Папка «Свойства»

При формировании справочника предусмотрена возможность пополнения пользователем  стандартного набора свойств (например, добавление цветов, кодов и т.д.). Однако, при вводе позиции номенклатуры, когда пользователь выбирает значение того или иного свойства он видит только те свойства, которые характерны именно для этой позиции номенклатуры. Например,

·       артикул,

·       наименование,

·       количество,

·       цена,

·       единица измерения

Эти поля соответствуют любой группе. Если же группа имеет свои особенности, то они выделены в отдельный ряд свойств. Например,

·       Оборудование  - Инвентарный номер, Ответственное лицо, Место эксплуатации и т.п.

·       Кофе-пауза – Время, Количество закусок и т.п.;

·       Помещение – Месторасположение, Тип помещения и т.п.; 

Папка «Вместимость»

Папка «Вместимость» имеет подчиненную таблицу со следующими полями:

·       Код рассадки;

·       Название рассадки;

·       Вместимость, человек.

Поле «Код рассадки» заполняется автоматически при выборе оператором «Названия рассадки» из справочника «Варианты рассадки»; в поле «Вместимость» вводится значение, являющееся простым неотрицательным целым числом.

 Группировка данных

 «Группа» и «Тип» - специальные поля, определяющие группировку в базе данных. Для всего ассортимента материальных ценностей и услуг надо разработать их текстовое обозначение. Ниже указаны группы и типы для оборудования и питания.

·       Оборудование стационарное: (Северный и Южный зал)

·       Питание: (Кофе-пауза, Обед)

Группа услуг «Аренда»

Каждый элемент группы услуг «Аренда» - это конкретный конференц-зал, помещение, переговорная комната и т.п. Для этой группы услуг определены соответственно следующие типы услуг:

·       конференц-зал,

·       помещение,

·       переговорная комната (список редактируется пользователем, имеющим административные права).

При вводе нового элемента в картотеку услуг и оборудования и определении группы услуг «Аренда» становится доступной и видимой папка «Вместимость», в которой пользователь описывает вместимость помещения, предназначенного для сдачи в аренду.

В Папке «Свойства» для группы услуг «Аренда» подчиненная таблица имеет следующий вид (предусмотрена возможность настройки списка полей и списков для выбора значений пользователями, имеющими административные функции):

·       Месторасположение (выбор из справочника «Объекты недвижимости»)

·       Тип помещения (выбор из списка: подвальное, полуподвальное, обычное, мансарда)

·       Количество окон

·       Вентиляция (выбор из списка: приточно-вытяжная, кондиционирование, отсутствует)

·       Климат-контроль (выбор из списка: Да, Нет)

·       Электропитание (выбор из списка: 220 Вт)

·       Количество телефонных портов    

·       Количество интернет-портов

·       Тип освещения (выбор из списка: лампы накаливания, люминесцентные лампы, лампы дневного света)

·       Отделка 

Группа услуг «Оборудование»

В Папке «Свойства» для группы услуг «Оборудование» подчиненная таблица имеет вид, указанный ниже. При этом предусмотрена возможность настройки списка полей и списков для выбора значений пользователями, имеющими административные функции.

·       Инвентарный номер

·       Ответственное лицо (выбор из списка сотрудников нашего предприятия)

·       Место эксплуатации (выбор из справочника «Объекты недвижимости»)

·       Состояние (выбор из списка: в работе; в ремонте; на консервации)

·       Производитель (наименование фирмы-производителя)

·       Страна производителя (наименование страны-производителя)

·       Срок гарантии (дата истечения срока гарантии)

·       Телефон сервисного центра

·       Страховая компания (наименование страховой компании, в которой застраховано оборудование)

·       Срок страхования (дата истечения срока страхования)

·       Дефекты (описание дефектов)

·       Привязка (выбор из списка объектов, введенных в Картотеку услуг и оборудования и принадлежащих группе услуг «Аренда»)

·       Описание

·       Модель                      

·       Перемещение (выбор из списка: стационарное, перемещаемое) 

Контроль информации

Для стационарного оборудования обязательно должен быть определен объект (зал), к которому привязано оборудование. Правила для оборудования

·       использование стационарного оборудования в другом объекте «Аренда» невозможно;

·       использование перемещаемого оборудование возможно в любом объекте «Аренда» в пределах одного элемента справочника «Объекты недвижимости».

В дальнейшем при смене статуса на «исполнена» заявки, в которой использовалось перемещаемое оборудование, для которого указана привязка к другому элементу группы услуг «Аренда», нежели, чем указанный в этой заявке, выдается запрос: «Изменить привязку оборудования с … на …?» При утвердительном ответе пользователя меняется свойство «Привязка» на элемент группы услуг «Аренда», который использовался в исполненной заявке.

Папка «Цена»

Эта папка предназначена для сохранения информации по ценам на оборудование и услуги. Управление таблицей определяется следующими правилами.

Для таблицы предусмотрена возможность настройки списка полей и списков для выбора значений пользователями, имеющими административные функции. Таблица цен редактируется только пользователями, имеющими соответствующие права.

В папке «Цены» указываются различные варианты цен для услуги (оборудования).

Подчиненная таблица в папке «Цены» имеет следующие поля:

·       Критерий цены (по умолчанию имеет значение «Не определен»; выбор из списка значений: время использования, заказанное количество, количество человек)

·       Нижний предел критерия     

·       Верхний предел критерия    

·       Цена      

·       Единица цены (выбор из списка значений единиц измерения)

·       Валюта цены (выбор из списка валют – наименование валюты цены)

Контроль информации по ценам

При вводе новой строки, удалении или редактировании существующей строки таблицы открывается модальное окошко с запросом на дату, на которую выполняется сохранение внесенных изменений.

При указании даты и нажатии кнопки «Сохранить» внесенные изменения заносятся в соответствующую таблицу значений - справочник хронологии цен для данного артикула услуги (оборудования).

Все формы, запросы БД, при автоматическом определении цены услуги (оборудования) обращаются к этому справочнику и определяют цену актуальную на определенную дату и входящую в определенный диапазон.

Учет заказов

Этот раздел базы данных разрабатывается для того, оформить заказ на аренду зала. С помощью раздела можно быстро просмотреть наличие в базе данных заявок на определенное время, добавить различные виды скидок, заполнить спецификацию по услугам. На заключительном этапе возможна печать нужных документов по заказу и отправка их по электронной почте.

Регистрация заказов

Прием заказа на аренду предусматривает заполнение определенной формы, содержащей номер заказа, дату заказа, название заказчика и т.п.

Следует учесть, что оформление заказа происходит на рабочем месте менеджера.

При формировании состава заказа сумма заказа проставляется автоматически из картотеки услуг и оборудования. Стоимость заказа может изменяться, если для некоторых клиентов даются скидки.

Общая информация

Порядок папок в форме следующий: Главная форма, Бронирование, Спецификация, Заказчик, Расчеты, Дополнение, Отчетность.

При нижеследующем описании свойств и значений полей, используются следующие справочники констант и других объектов базы данных, создание которых предусмотрено в программе:

Справочник констант. Заполняется и редактируется пользователем, имеющим административные полномочия. Содержит следующие данные:

·       Ставка НДС,

·       Время начала рабочего дня;

·       Время окончания рабочего дня;

·       Максимальное отклонение от рабочего графика (час),

·       Основная валюта.

Справочник скидок. Основные поля:

·       Вид скидки (качественная, количественная),

·       База для расчета скидки (только для количественных скидок),

·       Нижний предел (только для количественных скидок),

·       Верхний предел (только для количественных скидок),

·       % скидки

Группа «Документ».

Используем поля «Статуса заявки» и «Статус оплаты». Это поле принимает значение из списка: аванс, оплата, ожидание оплаты.

Кроме того, в группу «Документ» добавляем поля: «Предпочтительная форма оплаты», «Способ доставки документов», «Менеджер», «Заполнил заявку», первые два поля заполняются вручную, третье автоматически.

Статус оплаты. Поле «Статус оплаты» пользователем не редактируется, заполняется автоматически: если сумма документов об оплате, внесенных в папку «Расчеты» меньше общей суммы заявки – статус определяется как «аванс», если равен общей сумме заявки – «оплата», если в папке «Расчеты» отсутствуют документы об оплате – «ожидание оплаты».

Статус оплаты. Поле «Статус заявки» в главной форме не редактируется  вручную, а равен значению поля «Статус бронирования» из папки «Бронирование». При первом заполнении заявки по умолчанию значение поля равно «не определен».

Группа «Заказчик»

Используем поля «Старый/новый клиент», «Одноименный клиент» (отмечается галочкой), «Метка» (заполняется автоматически на основании информации в справочнике контрагентов) и «Посредник» (выбор вручную из справочника контрагентов).

Поле «Старый/новый клиент» автоматически принимает значение «Новый клиент», если в базе контрагентов клиент с таким наименованием (что относится и к основному наименованию, и к наименованиям филиалов и старым именам) не найден, и «Старый клиент» - если найден, при этом поле вручную не редактируется.

Галочка «Одноименный клиент» доступна для редактирования, только если поле «Старый/новый клиент» принимает значение «Старый клиент».

Если отмечена галочка «Одноименный клиент», то все найденные в базе размещенные ранее и исполненные заявки по этому клиенту (что относится и к основному наименованию, и к наименованиям филиалов и старым именам), а соответственно вся информация в папке «Заказчик», обнуляется и поле  «Старый/новый клиент» меняется на «Новый клиент».

Настройка формы заказа конференц-зала

Группа «Мероприятие»

Назначение объектов интерфейса в этой группе следующее.

Поле «Посредник». Выбирается из формы списка, представляющей собой запрос на наименования предприятий, имеющих профиль «Посредник» в Каталоге предприятий. В базе введен запрет на удаление этого вида профиля из соответствующего справочника

Поле «Максимальное кол-во людей»  автоматически принимает значение из справочника констант, с учетом значения полей «Конференц-зал» и «План рассадки» и не редактируется. При вводе в поле «Кол-во людей» значения, превышающего значение поля «Максимальное кол-во людей», выдается сообщение об ошибке и кол-во людей принимает значение, равное нулю.

Папка «Спецификация»

Находится следующая группа элементов: «Общая информация», в которую включены следующие поля: «Количество часов», «Количество участников», «Сумма базовая», «Стоимость питания», «Стоимость оборудования», «Стоимость дополнительных услуг»,

Далее следует подчиненная таблица, включающая элементы составной услуги (добавить поле «Поставщик», по умолчанию содержащее название нашей компании,  доступное для редактирования только для типа услуг «Доп. Услуги»)

Поле «Цена» заполняется путем обращения к «Каталогу услуг и оборудования».

Спецификация аренды залов

Контроль данных

Для групп услуг «Пакет услуг», невозможно удаление, включенных в услугу элементов. Для других видов услуг – возможно.

Для конференц-пакетов исключение и добавление элементов услуг производится путем установки  и снятия галочки напротив элемента.

Для конференц-пакетов невозможно исключить из состава пакета услуг аренду зала, кроме того, для аренды зала не указывается кол-во и цена.

Расчет суммы оплаты

Расчет суммы оплаты заказа производится с учетом полей «Общая сумма заказа», «База для расчета скидок» по указанной ниже методике.

Расчет скидок на аренду конференц-залов

Папка «Список»

В список критериев отбора входят поля: «День рождения контактного лица», «Посредник», «Статус заявки», «Статус оплаты», Вид свойства (выбирается вид свойства из каталога предприятий, а также указывается конкретное значение вида свойства).

·       описание пропущено …

Папка «Бронирование»

Папка бронирование содержит информацию по заказу, при этом фильтрация данных ведется по дате оформления заказа. Вот поля, которые учитываются в базе данных.

·       «Дата начала»,

·       «Время начала»,

·       «Дата окончания»,

·       «Время окончания»,

·       «Вид графика» (выбор из двух значений – рабочий день, сутки), «Количество часов», 

·       «Срок бронирования»,

·       «% предоплаты»,

·       «статус бронирования» (таблица значений, содержащую определенные поля заявок, зарегистрированных в период, указанный в заявке)

Вкладка с информацией о бронировании зала

Контроль информации

В системе предусмотрены определенные ограничения при вводе информации о времени мероприятия, при нарушении которых в текстовом поле в нижней части папки выдается соответствующее сообщение об ошибке. Пока ошибка не исправлена смена статуса бронирования на «предварительное бронирование» или «бронирование» не возможно.

Ниже приведены ограничения и сообщения об ошибках:

Поле	Ограничение	Сообщение об ошибке
Дата начала	Не может быть более ранней, чем дата заполнения заявки	Попытка оформления заявки задним числом!
Время Начала	Если в поле «Вид графика» установлено значение «рабочий день» «время начала» не может отличаться от установленного в справочнике констант времени начала рабочего дня более, чем на установленное в нем же отклонение	Указанное время отличается от установленного графика рабочего дня!
Дата окончания	Не может быть более ранней, чем дата начала	Дата окончания меньше латы начала!
Дата окончания	Если в качестве услуги выбран конференц-пакет на полдня (определяется в свойствах элемента группы услуг «Пакет услуг» тип услуги «Конференц-пакет»), невозможен ввод даты окончания, отличной от даты начала	Вы пытаетесь ввести более чем два конференц-пакета на полдня!
Время окончания	Если в поле «Вид графика» установлено значение «рабочий день» «время окончания» не может отличаться от установленного в справочнике констант времени окончания рабочего дня более, чем на установленное в нем же отклонение	Указанное время отличается от установленного графика рабочего дня!
Время окончания	Проверка длительности мероприятия для конференц-пакетов: Длительность конференц-пакета на полдня не может превышать 4 часа, а конференц-пакета на целый день – 8 часов	Превышение установленной длительности мероприятия!

Поле «Количество часов» рассчитывается автоматически с учетом установленного вида графика (рабочий день или сутки) в виде разницы между датой и временем окончания и датой и временем начала мероприятия в часах.

Изменение статуса

Поле «Статус бронирования» имеет вид списка со следующими данными:

·       не определен,

·       предварительное бронирование,

·       бронирование,

·       приостановлен,

·       исполнен,

·       отказ,

·       аннулирован.

Это поле обновляется как вручную оператором, так и автоматически.

Ручное изменение статуса

Вручную поле «статус бронирования» может быть обновлено только в следующих случаях:

·       статус «не определен» меняется только на статусы «предварительное бронирование» или «бронирование»;

Автоматическое изменение статуса

При ежедневном  запуске программы анализируется текущее состояние заявок на выполнение определенных условий и формируется перечень вносимых изменений, которые оператор может либо подтвердить, либо отклонить, либо указать другие виды изменений.

Определенные условия для автоматического обновления статуса заявок:

·       1. Когда срок бронирования истек, а необходимая сумма платежей от клиента не поступила; (срок и суммы указываются в папке «Бронирование») – статус «Предварительное бронирование» подлежит смене на статус «приостановлена»;

Дополнительные функции

Следующие сервисные функции реализованы для повышения удобства работы с данными по аренде.

·       Кнопка «Просмотр календаря» открывает «календарик» в режиме дней помесячно, в которых подсвечивается красным время, когда интересующий конференц-зал занят и зеленым время, когда он свободен.

·       Кнопка «Подбор времени» открывает модальное окошко, в котором предлагается ввести параметры подбора, а именно: Период с ___ по _____ , желательное время, желательный день недели. После выполнения отбора генерируется таблица значений, удовлетворяющих условиям отбора и содержащая данные о свободном времени для выбранного конференц-зала.

Папка «Заказчик»

В папке по заказчику можно найти следующую информацию.

·       «Количество заказов» (количество заявок от этого заказчика, с учетом всех его переименований (информация о переименованиях содержится в группе «Свойства» каталога предприятий),

·       «Номер предыдущей заявки» (по клиенту с учетом переименований),

·       «Сумма полной выручки» (по клиенту с учетом переименований суммируется выручка полная, то есть базовая и стоимость дополнительных услуг и питания),

·       «Сумма выручки для скидок» (по клиенту с учетом переименований суммируется базовая выручка, что для конференц-пакетов является стоимость конференц-пакета без корректировок, а для аренды зала – стоимость аренды зала и оборудования).

Папка «Отчетность»

Большинство отчетов подготовлены в формате Microsoft Word. Эти отчеты заполняются автоматически из базы данных и потом могут редактироваться. Вот они:

·       «Подтверждение бронирования» (шаблон Word),

·       «Завершение мероприятия (должник)» (шаблон Word),

·       «Завершение мероприятия» (шаблон Word),

 Все отчеты можно «Отправить» или по факсу или по электронной почте

Интерфейс выбора отчетов

Microsoft Word. Заполнение отчета из базы данных. Все выделенные поля, сумма прописью, таблица бронирования заполняются автоматически из базы данных.

ВЫВОДЫ

В условиях финансового кризиса данная программа должна улучшить ситуацию по аренде конференц-залов. Используя систему скидок и дополнительных услуг в данной программе, можно выйти на достаточно низкий уровень арендных ставок для клиентов, что позволит вам обойти конкурентов в этой области бизнеса.